Revisión de dos pájaros

Para muchas personas, la bandeja de entrada de su correo electrónico es en realidad una lista de tareas pendientes. Una buena cantidad de mensajes entrantes requieren al menos una respuesta y en la mayoría de los casos algún tipo de acción. Tiene sentido, entonces, que tantas aplicaciones de productividad combinen correo electrónico, calendario y listas de tareas. Microsoft Outlook, que data de los años 90, combinaba la bandeja de entrada, la lista de tareas y el calendario, y Gmail puede mostrar un calendario o una lista de tareas en la barra lateral.

Twobird ofrece un enfoque más holístico para combinar estas herramientas. Creado por Ginger Labs, la compañía detrás de la popular aplicación para tomar notas para iPad Notability, este cliente de correo electrónico coloca notas y su calendario directamente en su bandeja de entrada para que pueda realizar un seguimiento de los mensajes entrantes, las tareas, notas y citas, todo en el mismo espacio. Por otra parte, puedes hacer lo mismo en Outlook o Gmail. La diferencia es que Twobird coloca sus notas en la bandeja de entrada, junto a los correos electrónicos, en lugar de guardarlas en una barra lateral. Cuánto te guste Twobird dependerá de cuánto te guste este concepto.

Twobird es gratuito al momento de escribir este artículo. Un representante me dijo que "no pudieron encontrar a nadie" para explicar cómo la empresa pretende ganar dinero a largo plazo. Tras solicitar aclaraciones, la empresa aún no ha respondido. El sitio web afirma que puede haber una versión premium en el futuro, pero el hecho de que nadie pueda confirmar ningún detalle de cómo Twobird pretende ganar dinero es preocupante.

Necesita una cuenta de correo electrónico compatible para utilizar la aplicación. Al momento de escribir este artículo, los únicos servicios de correo electrónico admitidos son Microsoft Outlook y Gmail/Google Workspace. Ambos servicios ofrecen versiones gratuitas, por lo que no es una gran barrera de entrada.

No es raro que las herramientas de productividad del correo electrónico sean gratuitas. Por ejemplo, Edison Mail es gratuito y ofrece un conjunto de funciones similar a Twobird. Esa aplicación está subvencionada mediante la recopilación y venta de datos de consumidores, lo que Twobird afirma que no hace.

La mayoría de las alternativas completas de Gmail, que incluyen nuevas direcciones de correo electrónico, cobran una tarifa. ProtonMail ofrece una versión gratuita y cobra $3,99 por mes por más almacenamiento y más direcciones de correo electrónico. Hey.com comienza en $99 por año. Fastmail comienza en $3 por mes. Sin embargo, Twobird no aloja el correo electrónico como lo hacen estos otros servicios.

Twobird está disponible en la web, escritorio y dispositivos móviles (Android, iPhone, iPad). Existe una versión de escritorio para Windows y macOS que ofrece acceso limitado sin conexión a su bandeja de entrada, pero por lo demás es idéntica a la versión web.

Crea una cuenta Twobird dirigiéndose a su sitio web. Debe iniciar sesión con una cuenta de Google o Microsoft; no existe la opción de iniciar sesión con una contraseña dedicada. Después de iniciar sesión, obtendrá una breve descripción general de las funciones, después de lo cual verá su bandeja de entrada. Cualquier correo electrónico en su bandeja de entrada de Outlook o Gmail aparece aquí junto con una colección de notas que le enseñan cómo usar Twobird. Es una buena idea leer esas notas breves porque señalan características clave.

Tenga en cuenta que puede conectar varias direcciones de correo electrónico a su cuenta Twobird en la configuración. De esa manera, puede ver correos electrónicos de varias cuentas de Google y Microsoft, todo en la misma interfaz.

A primera vista, Twobird no parece muy diferente de cualquier otra aplicación de correo electrónico. Un panel a la izquierda tiene varias carpetas y un panel a la derecha contiene sus mensajes de correo electrónico. Sin embargo, existen algunas diferencias. En la parte superior de su bandeja de entrada hay una descripción general rápida de las citas del calendario de hoy. El área de la bandeja de entrada contiene no sólo mensajes sino también sus notas. Pase el cursor sobre cualquier correo electrónico o nota y verá una marca de verificación, que actúa como un botón de archivo. La idea es que cuando hayas terminado con un correo electrónico o una nota, lo saques de tu bandeja de entrada y lo guardes en un archivo.

Para que este sistema funcione bien, es necesario ser un tipo particular de usuario de correo electrónico: un estricto adherente a Inbox Zero. Twobird no tiene sentido si eres el tipo de persona que deja miles de mensajes en tu bandeja de entrada. Toda la interfaz se basa en la suposición de que archivarás un correo electrónico cuando hayas terminado y que trabajarás de la misma manera con tus notas y tareas. Si prefieres no lidiar con algo hoy, está bien. Puede configurar un recordatorio para un mensaje o nota, que lo sacará de su bandeja de entrada hasta la hora que especifique.

La interfaz me recuerda a Things 3, una elección que parece deliberada. Ambas aplicaciones muestran las citas del calendario de la misma manera e incluso los iconos de la barra lateral son idénticos. Imitar una aplicación minimalista de lista de tareas pendientes se siente como una especie de declaración de misión: debes tratar tu bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes y hacerlo debería ser fácil.

Los mensajes en Twobird toman prestados elementos de la interfaz de otra aplicación: Slack, una aplicación de chat en equipo ganadora de Editors' Choice. Abra un hilo de correo electrónico en Twobird y el diseño de los mensajes se parece mucho a un canal de Slack. Se eliminan los encabezados e incluso las firmas y los mensajes se organizan como una conversación de chat. El cuadro "redactar" incluso recibe una revisión; es sólo un lugar sencillo para escribir mensajes.

Y ahí no es donde comienzan o terminan las funciones similares a Slack. Faltan herramientas de formato en la vista de redacción y puede agregarlas usando una versión modificada de Markdown, que se parece mucho a Slack. Puedes reaccionar a un mensaje usando un emoji, como en Slack; al menos, así es como se ve por tu parte. Cualquiera que no utilice Twobird recibirá el emoji en forma de un nuevo correo electrónico que no contiene nada más. Puede fijar cualquier correo electrónico en la barra lateral de Twobird, lo que efectivamente convierte los hilos de correo electrónico en curso en una versión improvisada de los canales de Slack.

Es un enfoque muy diferente al correo electrónico y puedo imaginar que a cualquiera que prefiera las aplicaciones de mensajería le encantará. Para cualquier otra persona, sin embargo, podría ser un cambio demasiado abrumador. Lo afortunado es que puedes hacer clic en el ícono cuadrado en el cuadro de mensaje para mover tu composición al panel del lado derecho, lo que te permite escribir un correo electrónico más largo con herramientas de formato mientras revisas otros mensajes.

La mayoría de las personas se envían ocasionalmente un correo electrónico para recordar algo, lo cual es particularmente útil si eres el tipo de persona que usa su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes. Twobirds oficializa este sistema y lo simplifica. Justo al lado del botón Mensaje en la bandeja de entrada hay un cuadro de Nota, que le permite crear una nota (en lugar de un correo electrónico para usted mismo, eliminando el paso de enviarlo).

Dejemos de lado un punto importante: Twobird no compite con ninguna de las mejores aplicaciones para tomar notas. Su enfoque de las notas es extremadamente ágil. Hay soporte para texto, imágenes incrustadas y otros archivos adjuntos. El formateo lo maneja el mismo lenguaje de marcado que da formato a los mensajes. Puedes agregar una fecha de vencimiento e incluso asignar tareas a otras personas, suponiendo que también utilicen Twobird. Las nuevas notas aparecen en su bandeja de entrada, junto a los mensajes entrantes. Una función de alarma le permite sacar notas de su bandeja de entrada para más tarde, cuando sean relevantes.

El sistema es simple pero hace el trabajo, y es particularmente bueno si tienes un historial de uso y abandono de una aplicación de notas porque te olvidas de ella unos días después. Es difícil ignorar una nota si está en la bandeja de entrada de su correo electrónico.

Twobird ofrece un calendario simple (énfasis en simple) que es efectivamente una lista de todas sus citas. No hay vistas de semana, mes o día, lo que significa que no compararías Twobird con excelentes aplicaciones de calendario como Google Calendar o Microsoft Outlook. No tiene funciones avanzadas como citas recurrentes o la posibilidad de suscribirse a otros calendarios. Sin embargo, los conceptos básicos están cubiertos, ya que todas sus citas de Google y Outlook se sincronizan con Twobird. Es bueno tener el calendario, incluso si desearía que tuviera más funciones.

Dado que el objetivo de Twobird es convertir su bandeja de entrada en una lista ordenada de tareas pendientes, la aplicación toma medidas para mantener los mensajes no procesables fuera de su bandeja de entrada. Cuando ve boletines informativos entrantes, mensajes promocionales y correos electrónicos similares, los envía a una carpeta llamada Prioridad baja, que se encuentra en la barra lateral de forma predeterminada.

Si se te escapa algo importante, puedes moverlo a la bandeja de entrada y, con el tiempo, Twobird aprende la diferencia. Opcionalmente, puedes mostrar los mensajes de baja prioridad como un paquete en tu bandeja de entrada, lo cual es bueno si te olvidas de revisar esa carpeta.

Twobird puede darte de baja de cualquier newsletter o lista de correo con un solo clic. Cuando la aplicación identifica un mensaje promocional, le pregunta si desea cancelar la suscripción o permitir dichos mensajes. La acción Cancelar suscripción, a la que accede desde la barra lateral, escanea su correo electrónico y le muestra una lista de los boletines a los que está suscrito actualmente, pero no los mensajes en sí. Selecciona los boletines que no deseas recibir y haz clic en Cancelar suscripción. Twobird mueve estos mensajes a una carpeta de Cancelados de suscripción en el futuro, por lo que se saltan la bandeja de entrada. Intenté cancelar la suscripción con algunos de estos mensajes y funcionó bien, sin mucho esfuerzo de mi parte.

Estas funciones no se comparan con herramientas de correo electrónico dedicadas como SaneBox, ganadora del Editors' Choice. SaneBox puede hacer mucho más que Twobird, como ordenar mensajes automáticamente en varias carpetas. Sin embargo, si solo necesita o desea las pocas funciones que ofrece Twobird, funciona razonablemente bien.

El sitio web de Twobird afirma que la empresa no puede "ver ni compartir sus datos personales", que no se almacenan correos electrónicos en sus servidores y que "el correo electrónico se transfiere directamente entre su proveedor de correo electrónico y la aplicación Twobird instalada en su dispositivo". La política de privacidad de Twobird establece que la empresa no alquila ni vende su información personal a nadie. Además, los Términos de servicio establecen: "No vemos, almacenamos ni analizamos de otro modo el contenido de su correo electrónico, su etiqueta, sus datos de contacto ni ningún archivo o contenido que usted cree o importe a los servicios Twobird". Ginger Labs, propietaria de Twobird, tiene su sede en San Francisco.

Sería difícil llamar a Twobird mi cliente de correo electrónico favorito, mi aplicación para tomar notas favorita, mi lista de tareas pendientes favorita o mi calendario favorito. Pero puedo decir que tiene el mejor enfoque que he visto para combinar todas estas herramientas en una sola interfaz. Solo tenga en cuenta que esta herramienta está diseñada para personas que usan el correo electrónico, las notas y los calendarios de una manera particular. Si las estrellas se alinean, o si está dispuesto a ser flexible, es posible que le guste más Twobird que Gmail o Outlook. Todos los demás probablemente deberían limitarse a esas aplicaciones. ¿Por qué arreglar algo que no está roto?

Twobird toma ideas de muchas aplicaciones diferentes para transformar su bandeja de entrada de correo electrónico en un flujo de trabajo específico que encantará a los fanáticos de Inbox Zero.

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